Können wir Hausordnung und Mietverträge als Knowledge-Base hinterlegen?

Ja. Du lädst PDFs, Word-Dokumente oder Webseiten direkt hoch. Der Bot durchsucht den Inhalt automatisch und nutzt ihn als Antwort-Quelle. Wenn du die Hausordnung änderst, lädst du das neue Dokument hoch und der Bot ist sofort auf dem aktuellen Stand.

Wie unterscheidet der Bot zwischen Mieter- und Vermieter-Anfragen?

Du kannst pro Anfrage-Typ unterschiedliche Felder erfassen lassen. Bei Mietern werden Gebäude und Unit abgefragt, bei Vermietern die Property-ID. Der Bot ordnet das Anliegen ein und übergibt es an das richtige Postfach. Die Logik definierst du im Custom Hint pro Tool.

Können wir den Bot an unser bestehendes Maintenance-System anbinden?

Ja. Jedes Ticket kann per Webhook in dein System (Plentific, Domos, ResMan, oder Custom) gepushed werden. Du bekommst die strukturierten Felder als JSON und triggerst deinen bestehenden Workflow. Keine Daten-Duplizierung.

Was passiert wenn der Bot eine Frage nicht beantworten kann?

Der Bot kennt seine Grenzen. Wenn keine verlässliche Antwort in der Knowledge-Base steht, sagt er das ehrlich und bietet an, die Anfrage an das zuständige Team zu eskalieren. Du legst pro Themenbereich fest, an welches Postfach das geht.

Ist das DSGVO-konform für Mieter-Daten?

Alle Daten werden auf EU-Servern in Frankfurt verarbeitet. Mieter-Daten bleiben in deinem Tenant. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive. Mieter können sich aus dem Tracking ausklinken, ihre Anfragen werden trotzdem beantwortet.

Hausverwaltung

Dein Team beantwortet 100x dieselbe E-Mail. Pro Woche.

In 10 Minuten live Demo buchen

+85%Self-Service-Rate

-62%Anrufe außerhalb Bürozeiten

+53%Anfragen sofort beantwortet

-47%Zeit pro Maintenance-Ticket

480Strukturierte Tickets/Monat

12.5hGesparte Stunden pro Woche

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Das Szenario

Die Herausforderung

Montag 9 Uhr, dein Postfach: 47 neue Mails. 35 davon mit denselben fünf Fragen: Hausordnung, Müllabfuhr, Nebenkosten, Reparaturablauf, Schlüsselübergabe. Dein Team verbringt den halben Vormittag damit Antworten zu copy-pasten, die alle schon im Mietvertrag stehen. Die wirklich dringenden Tickets rutschen unter und werden zu spät bearbeitet.

Mieter schreibt: "Im Bad tropft was, wann kommt jemand?" Welches Objekt? Welche Wohnung? Was tropft genau? Wie lange schon? Ist es Notfall oder nicht? Vier E-Mail-Runden später beauftragst du den Klempner. 30 Minuten manuelle Klarstellung pro Ticket. Bei 20 Tickets pro Tag sind das 10 Stunden Recherche statt Lösung.

Vermieter Hans schreibt: "Wie war die Auslastung im Mai? Wartungskosten? Mieteinnahmen netto?" Du machst eine Excel auf, sortierst, exportierst, mailst zurück. Eine Stunde Arbeit. Vermieter Maria fragt nächste Woche dasselbe. Wieder eine Stunde. Du beantwortest 20 Vermieter-E-Mails pro Monat manuell. Daten die direkt aus deinem Portal kommen könnten.

Eine Wohnung wird frei. Du schaltest die Anzeige Freitag 17 Uhr. 50 Anfragen kommen über Wochenende per E-Mail und WhatsApp. Du beantwortest sie Montag früh. 30 haben sich bis dahin schon woanders beworben. Die beste Bewerbung war dabei. Du hast sie zu spät erreicht. Wieder ein Monat Leerstand auf einer Wohnung die längst vergeben wäre.

“

Achtzig Prozent unserer Anrufe waren früher Fragen, die in der Hausordnung stehen. Jetzt beantwortet der Bot sie. Mein Team arbeitet an Sachen, die wirklich einen Mensch brauchen.

BrancheneinblickBasierend auf Property-Management-Benchmarks

Eingesetzte BitPalm Features

Die Lösung

KI Chat Agent

Beantwortet Mieter- und Vermieter-Fragen rund um die Uhr. Trainiert auf Hausordnung, Mietverträge, Vermieter-Reports und Standard-FAQs. Spricht Deutsch und Englisch automatisch in der Sprache des Anfragenden.

Strukturierte Maintenance-Tickets

Der Bot fragt gezielt nach Gebäude, Unit-Nummer, Dringlichkeit und gewünschter Rückmeldung. Pro Fall die richtigen Felder, nicht eine generische Notiz. Tickets landen direkt im Dashboard und per Webhook in deinem System.

Dokument-Versand per E-Mail

Mietverträge, Reports, Hausordnungen und FAQs werden direkt vom Bot per E-Mail an den Anfragenden geschickt. Kein manueller Versand mehr für Routine-Dokumente. Die Dateien liegen sicher in der Bibliothek.

Wiederkehrer-Erkennung

Der Bot erkennt, wenn ein bekannter Mieter oder Vermieter zurückkommt. Vorheriger Verlauf bleibt erhalten, Daten werden nicht nochmal abgefragt. Das Gespräch nimmt direkt da auf, wo es aufgehört hat.

Anbindung an dein Portal

Verbinde den Bot per Webhook oder Custom-API mit deinem Mieter- oder Vermieter-Portal. So kann er Konto-spezifische Daten abrufen oder Tickets in dein bestehendes System einschleusen, ohne dass dein Team etwas duplizieren muss.

Multi-Channel

Web-Chat, eigene Domain wie chat.deinemarke.de, WhatsApp Business. Der Mieter wählt seinen Kanal, der Bot ist überall erreichbar. Eine Knowledge-Base, alle Kanäle.

Erwartete Wirkung

Die Ergebnisse

KennzahlVorherNachher

Ø Antwortzeit4,2 StundenSofort

Anfragen außerhalb BürozeitenBleibt liegen bis morgen24/7 beantwortet

Maintenance-Ticket-QualitätFreitext, Rückfragen nötigStrukturiert, sofort bearbeitbar

Routine-Anfragen pro Woche120 manuell beantwortet18 manuell, Rest automatisch

Mieter-Zufriedenheit3,4 / 54,5 / 5

Von null auf Ergebnisse in 30 Tagen

Tag 1Hausordnung, Mietverträge und FAQs in die Knowledge-Base laden. Tonality definieren. Bot live setzen. Funktioniert ab dem ersten Klick mit Standard-Fragen.

Woche 1 bis 2Maintenance-Ticket-Felder pro Fallklasse einrichten (Mieter, Vermieter, Handover). Webhook in dein bestehendes Ticket-System anbinden. Bot übernimmt Abende und Wochenenden vollständig.

Woche 3 bis 4Eigene Domain (chat.deinemarke.de) anbinden. WhatsApp Business als zweiten Kanal. Vermieter-Portal-API für persönliche Performance-Daten. Erste Monats-Auswertungen zeigen den Effekt in Zahlen.

Häufige Fragen

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